| 本文由查爾斯沃思英國編輯團隊中擔任權威期刊主編的成員撰寫，中國辦公室翻譯
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大多數(shù)作者認為，與期刊編輯進行溝通是一個很正式的流程，會受到稿件在線提交系統(tǒng)的控制和限制。他們認為直接向編輯寫信是“不可以”或者不合適的，所有的溝通都應該通過在線系統(tǒng)進行，或者以電子郵件的形式展開。
然而事實并非如此：大多數(shù)的學術期刊編輯同作者一樣，也是在職的研究人員！他們組織研究團體，開展自己的工作，指導學生，參加大學會議，從事期刊的管理工作。大多數(shù)情況下，期刊編輯所承擔的學術出版兼職工作都是不計報酬的。他們在大學、研究機構、醫(yī)學院或醫(yī)院從事本職工作。這意味著學術期刊編輯非常忙，平時一般不會抽出大量時間處理手稿和同行評審工作。對作者而言，這意味著和編輯進行有效溝通不僅重要，而且也是一個非常好的機會。如果對自己的論文有疑問或顧慮卻無所作為，這是最糟糕的策略。
那么，你應該在什么時候主動向你的論文編輯寫信呢？
答案可能出乎你的意料：在查爾斯沃思作者服務開展的線上線下培訓會期間，我們被問及的最具代表性的問題便與此有關，例如“我的論文送交評審已經(jīng)有x個月了，我不確定可不可以向編輯寫信并咨詢有關情況？”當你向學術期刊投稿時，需要記住的一點是：你仍具有自主掌控權。你要對自己的研究有信心；以下是一些你認為有必要給學術期刊編輯寫信的情況，它們都很有代表性：
1、你的論文被“滯留”在提交系統(tǒng)中
期刊所使用的絕大多數(shù)在線論文提交系統(tǒng)都是為了便于作者跟蹤其論文狀態(tài)而設計的。通常來說，你可以看到自己的論文被某位編輯“接收（received）”、“送交評審（sent out for review）”以及“等待編輯決定（awaiting decision）”。持續(xù)關注這類系統(tǒng)是非常必要的，你可以通過自己的作者登錄名進入這類系統(tǒng)。作者登錄名是你首次投稿時創(chuàng)建并使用的。每隔幾天檢查一下你的論文狀態(tài)，如果始終沒有變化，你就可以向編輯寫信了。據(jù)我所知，期刊會在兩至三周之內(nèi)將你的論文送交評審，如果你的論文通過了評審，那么你可以在兩個月內(nèi)給編輯寫信，詢問論文狀態(tài)。
如果你需要聯(lián)系編輯，可以使用查爾斯沃思提供的模板。我們針對每個論文提交階段都準備了相應的模板。通過專業(yè)郵箱（如果你可訪問的話）向編輯進行咨詢，要遠好于通過期刊提交網(wǎng)站。節(jié)省自己的時間，和編輯進行直接交流。在交流過程中保持禮貌和務實是非常必要的，同時確保你的郵件對于期刊而言是積極的且“具有實際意義”。例如：如果你發(fā)現(xiàn)自己的論文滯留在系統(tǒng)中，并且也沒有送交評審，你就可以寫信反映情況，并咨詢論文的狀態(tài)，同時建議編輯適當增加審稿人。此外，如果編輯在溝通過程中有收獲，那么他們便會更好地回復你所提出的問題。
2、對審稿意見感到不公或不認同
在學術出版領域，這種情況極其普遍。你向一家期刊投稿，收到審稿意見后，你覺得意見有失公允，也就是說你認為審稿人故意對你的論文作出負面評價，或者你完全不理解這些意見。如果這種情況發(fā)生，你認為自己是對的，并且最重要的是，能夠向編輯說明“原因”，那么你應該寫一封這樣的“申訴”郵件。針對此類情況，我們也準備了相應的模板?？傊蚓庉嬊逦叶笠卣f明“為什么”你認為自己得到不公平待遇是非常重要的。在這種情況下，許多最初遭拒的論文最終都被接受，并且編輯往往也會改變他們的想法。如果你收到了負面的審稿意見，當然也包括你的論文遭拒的情況，并不意味著毫無挽回的余地。
3、困難、問題或與其他作者存在沖突
作者身份問題在學術出版領域同樣非常普遍。作者之間的分歧可能時刻存在，包括論文已提交的情況。你也許還會發(fā)現(xiàn)，共同作者在撰寫論文自己那部分內(nèi)容時，或者在將圖表匯總時存在不道德行為；此外，還會發(fā)生剽竊問題，通常是在作者未意識到的情況之下。使用非母語語言撰寫論文是非常普遍的：你可能發(fā)現(xiàn)一份英文素材，覺得“它看起來不錯”，然后在你的論文中無意引用。你的共同作者也可能這么做。在這種情況下，直接向期刊編輯寫信是很適當?shù)?，因為它涉及到論文的作者身份問題。一旦你發(fā)現(xiàn)這些問題，最好將它們直接反饋給期刊，而不是心存僥幸，冒著被期刊發(fā)現(xiàn)的風險，或者面對更嚴重的后果——你的論文被發(fā)表，然后發(fā)現(xiàn)問題。每個人的聲譽都會受損！
4、投稿階段的錯誤
在投稿階段，學術論文就存在錯誤。拼寫錯誤和寫作內(nèi)容上的小錯誤可以在出版過程中進行修改。在出版過程中，你有機會根據(jù)審稿情況修改你的論文，或者在你的論文在線發(fā)表或者發(fā)表在一期紙質(zhì)期刊之前修改最終的“清樣”。然而，如果你發(fā)現(xiàn)了一處很關鍵的實質(zhì)性錯誤，例如數(shù)據(jù)采集、分析、計算或圖表中的錯誤，那么你必須如實向編輯指出這些錯誤。千萬不要心存僥幸。這種明顯錯誤一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，你就必須盡快寫信反饋，因為它可能降低論文的準確性或產(chǎn)生誤導結論。心存僥幸，當這個錯誤被審稿人發(fā)現(xiàn)，或者（更糟糕的是）當論文發(fā)表后被讀者發(fā)現(xiàn)，將會使情況變得更加糟糕。在這種情況下，誠實是最好的策略，如果你能夠指出自己的錯誤，那么沒有任何人會輕視你，編輯和期刊對此也會非常贊賞。每個人都會犯錯。
5、決定撤回你的論文然后將其投向另一家期刊
當你將某篇論文投給某家學術期刊后，可能出于某種原因決定撤回這篇論文?？赡苣闶占搅烁鄶?shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)證明你的最初結論是錯誤的，你決定將論文投給另一家具有更高影響因子的期刊。此外，導致你撤稿的原因也可能是共同作者之間存在分歧。在學術出版領域，作者投稿后撤稿是很常見的；編輯（和審稿人）也會予以理解，前提是他們盡早知曉你的決定。此外，期刊往往也會詢問你這么做的原因。如果你的理由很充分，甚至于一句“我改主意了”，都沒問題；期刊擔心的是有些作者的“一稿多投”行為。也就是說他們會同時向兩家（或更多）期刊提交同一篇論文，然后將稿件從處理速度較慢的那家期刊撤回。這是一種必須杜絕的不道德行為；毫無疑問，如果你這么做，那么你的名譽受損的幾率會非常高。研究領域的圈子往往很小，同行評審人員和期刊編輯彼此間都通氣。千萬不要被期刊列入“黑名單”。
如果你對自己的論文有疑問或意見，那么大多數(shù)情況下直接寫信向期刊編輯是可取的。在生活的方方面面，溝通都很重要。它是個人和職業(yè)成功的關鍵因素之一。
切記，智者說話是因為他們言之有物（Wise men speak because they have something to say）。
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